Neun Zeitmanagement-Tools, die deine Produktivität auf ein neues Level heben

Effektives Zeitmanagement ist absolut entscheidend für den Erfolg. Viele haben großartige Ideen und hohe Ansprüche - aber nur Leute mit großartigen Zeitmanagementwerkzeugen und -fähigkeiten trennen sich vom Rudel und gedeihen wirklich.

Wer kein gutes Zeitmanagement hat, bleibt mit seiner Produktivität auf der Strecke. Vor allem, wenn Du selbstständig bist und dein eigenes Business am Laufen halten musst. Und das bedeutet, dass Du Dein Potenzial nicht ausschöpfen kannst. Die hier vorgestellten Werkzeuge reichen in ihrer Komplexität von einfachen Gewohnheiten bis hin zu komplexen Systemen, aber jedes Einzelne hilft Dir, die Kontrolle über deine Zeit und Produktivität wieder zu erlangen und zu steigern. Doch was dem Einen hilft, ist für den Anderen vielleicht nicht so effektiv. Daher probiere einiges aus, kombiniere Teile oder stelle Dein eigenes Zeitmanagementsystem nach verschiedenen Prinzipien zusammen. 

Du hast nichts zu verlieren und viel zu gewinnen - eine neue Form der Produktivität! Wir stellen Dir hier 9 Zeitmanagement-Tools vor, die Dir dabei helfen, effizienter zu arbeiten und in weniger Zeit mehr zu erledigen.

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 1) 1-3-5 REGEL

Dieses einfache System ermutigt Dich, eine große Aufgabe, drei mittelgroße Aufgaben und fünf kleine Aufgaben pro Tag zu bewältigen. Alex Cavoulacos, Mitbegründer und Chief Operating Officer von The Muse, erfand dieses Zeitmanagement-Tool, um sich jeden Tag selbst zu organisieren.

Der Prozess:

Jeden Abend für den nächsten Tag:

  1. Eine große Aufgabe aufschreiben
  2. Hinzufügen von drei mittelgroßen Aufgaben
  3. Fünf kleine Aufgaben hinzufügen. Wenn Du einen unregelmäßigen Tag hattest -  z.B. auf Reisen warst - kannst du auf zwei mittlere und drei kleine Aufgaben reduzieren. 

Gut geeignet für:
Menschen, die Hilfe bei der Priorisierung benötigen und einen einfachen Weg suchen, dies zu tun.

Hier findest du eine 1-3-5 App zum herunterladen auf dein Smartphone.

2) 52-17 REGEL

Julia Gifford erzählt in "The Rule of 52 and 17: It's Random, But it Ups Your Productivity" von einem Experiment in The Muse. Die Benutzer wurden mit einer Zeiterfassungssoftware verfolgt und ihre Gewohnheiten analysiert. Am Ende stellte sie fest, dass die Top-10% der produktivsten Anwender rund 52 Minuten arbeiteten und sich dann etwa 17 Minuten Auszeit nahmen. Die 52 Minuten werden als kurze, intensive Arbeitssitzungen genutzt, und die Ruhezeiten helfen, sich auf den nächsten Aktivitätsschub vorzubereiten.

Der Prozess:

  1. Arbeite für 52 Minuten. Du musst in dieser Zeit  100% engagiert sein, um Dinge erledigen zu können.
  2. Pausiere für 17 Minuten. Mache z.B. einen Spaziergang, plaudere mit Kollegen oder mache Dehnübungen. Aber tue nichts anderes, was dich sehr beschäftigt und mit deiner Arbeit zu tun hat.

Gut geeignet für:

Diejenigen in Jobs, die intensive Konzentration und Aufmerksamkeit für Details erfordern. Die Einfachheit dieses Zeitmanagementsystems macht es jedoch für jeden einfach anwendbar.

Fokasu: Ein Online Timer für die 52-17 Regel

3) 7 MINUTE LIFE

7 Minute Life fordert Dich heraus, nur 1% des Tages in der Planung zu verbringen: sieben Minuten morgens und sieben Minuten abends. Wenn Du diese 14 Minuten nutzst, um Dich selbst zu organisieren, verbesserst Du Deine Zeitmanagementfähigkeiten und helfen Dir, mehr zu erreichen. Allyson Lewis, Gründerin von 7 Minute Life, hat ein Zeitmanagementsystem auf einem einzigen Blatt Papier entwickelt, um ihre tägliche Produktivität als Finanzberaterin zu verbessern. 

Der Prozess:

Verbringen sieben Minuten am Morgen mit der Planung des Tages. Verbringe sieben Minuten am Abend damit, Deinen Tag zu besprechen und für morgen zu planen. Der 7 Minute Life Daily Planner ist hilfreich für die Organisation von Lebens- und Finanzzielen bis hin zum täglichen Fortschritt.

Gut geeignet für:

Menschen, die sich nicht sicher sind, wo sie anfangen sollen oder was ihre Ziele sind. 7 Minute life macht es leicht, alles aufzuschreiben, egal ob es sich um persönliche oder geschäftliche Dinge handelt, und die täglichen Notizen verhelfen Dir zu mehr Struktur im Alltag.

7 Minute Life Daily Planner

AUTOFOKUS

Dieses Zeitmanagementsystem konzentriert sich auf Aufgaben, die Du zuerst angehen solltest, da Menschen schneller und mit weniger Verzögerung an Aufgaben arbeiten, die Ihnen Spaß machen. Sobald Du sich mit der aktuellen Aufgabe langweilst, wechsel zu einer anderen Aufgabe, die dich erfüllt. Dieser Prozess verursacht weniger Stress, erhöht die Produktivität und zwingt Dich, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Autofokus wurde von Mark Forster erfunden, einem Experten im Bereich der Produktivität.

Der Prozess:

  1. Erstelle deine Aufgabenliste.
  2. Gehe anschließend die Liste langsam durch, bis Dich ein Eintrag anspricht.
  3. Arbeite daran, solange Du möchtest.
  4. Streiche den Eintrag durch, sobald Du keine Lust mehr hast. Ist die Aufgabe bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht erledigt, dann trage sie am Ende der Liste nochmal erneut ein.
  5. Bleibe so lange auf der Seite, bis Du die Seite einmal komplett durchgeschaut hast, ohne dass Dich ein Eintrag angesprochen hat.
  6. Gehe erst dann zur nächsten Seite und wiederhole das Ganze.
  7. Wenn Du auf einer Seite landest, wo Dich von Anfang an kein Eintrag anspricht, dann markiere alle noch offenen Aufgaben auf dieser Seite mit einem Leuchtstift. Sie sind damit aussortiert.
  8. Wenn Du nach diesem Schema die letzte Seite abgearbeitet hast, dann starte wieder auf der Seite, die noch offene Aufgaben hat.

Gut geeignet für: 
Leute, die Projekte aufschieben. Der Prozess wird Menschen motivieren, indem sie an Projekten arbeiten, die zuerst interessant aussehen. Auch unstrukturierte Menschen werden von diesem Zeitmanagementsystem begeistert sein, da sich die Aufgaben ordentlich auf einer Liste verteilen. Es erfordert keine besonderen Materialien oder Fertigkeiten, so dass jeder es ausprobieren kann.

4) EISENHOWER METHODE

“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” —Dwight Eisenhower

Die Eisenhower-Methode, auch als Dringlichkeits-Methode bezeichnet, hilft Dir, Aufgaben nach Dringlichkeit zu priorisieren und weniger dringende Aufgaben zu delegieren oder zu löschen. Das System priorisiert dringende und wichtige Aufgaben mit hoher Priorität und spielt alles andere herunter. Unwichtige, nicht dringende Aufgaben werden ignoriert.

Der Prozess: 
Organisiere Aufgaben in vier Quadranten:

Quadrant 1: Do First. Das sind Aufgaben, die sofort in Angriff genommen werden müssen. Verwende bei Bedarf einen Timer, um diese zu vervollständigen.

Quadrant 2: Zeitplan. Dies sind Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber für einen späteren Zeitpunkt eingeplant werden können. Diese sollten Ihrem Kalender hinzugefügt werden.

Quadrant 3: Delegieren. Diese Aufgaben sind zwar wichtig, können aber von jemand anderem bearbeitet werden.

Quadrant 4: Don't Do. Es handelt sich um unwichtige und nicht dringende Aufgaben, die keine Aufmerksamkeit erfordern.

Gut geeignet für:
Menschen, die mit verschiedenen Projekten jonglieren und Hilfe benötigen, um Prioritäten zu setzen, woran sie zuerst arbeiten sollen. Es ist auch hilfreich für Teams, um herauszufinden, welche Projekte zu handhaben und welche Aufgaben zu delegieren sind.

Eisenhower Methode PDF 

5) FRESH OR FRIED

Bei Stephanie Lees Produktivitätsphilosophie dreht sich alles um die effiziente Nutzung der mentalen Energie. Wenn du morgens aufwachst, ist dein Kopf noch frisch und ausgeruht. Im Laufe des Tages nimmt die geistige Energie immer mehr ab. Mit diesem System lernst du, den Tag mit wichtigen, kreativen Aufgaben zu starten und die alltäglicheren und weniger dringenden Aufgaben (z.B. das Beantworten von E-Mails) später zu erledigen.

Der Prozess:

  1. Führe eine normale To-Do-Liste.
  2. Nimm Dir am Ende des Tages 15 Minuten Zeit, um deine Aufgaben für den nächsten Tag zu priorisieren.
  3. Lege wichtige, dringende Arbeiten an den Tagesstart.  
  4. Weniger hirnleistungsintensive und unwichtigere Aufgaben werden an den Ende des Arbeitstags geschoben.

Gut geeignet für:
Menschen, die nicht wissen, was sie zuerst tun sollen, oder  mit einer Mischung aus kreativer und nicht-kreativer Arbeit. Es ist großartig für Freiberufler und Leute, die morgens Probleme haben, produktiv in den Tag zu starten.

6) GTD - GETTING THINGS DONE

GTD, eines der beliebtesten Zeitmanagementsysteme, hilft Ordnung ins Chaos zu bringen. Das System ermöglicht mehr Leistung, Kapazität und Innovation und mildert das Gefühl, überfordert zu sein. Es gibt Fokus und das Selbstvertrauen, Deine Aufgabenliste zu vervollständigen. David Allen, eine führende Autorität auf dem Gebiet der organisatorischen und persönlichen Produktivität, schrieb das Originalbuch (Affliate Link) über dieses Zeitmanagement-Tool im Jahr 2001 und veröffentlichte eine Neuauflage im Jahr 2015.

Der Prozess:

1. Erfassen
Erfassen, schreiben oder tippe Deine gesamte berufliche und persönliche Aufgabenliste.

2. Klären
Schaue Deine Liste an, entscheide, was sofortige Aufmerksamkeit benötigt und ergreife Maßnahmen. Alles andere sollte archiviert, gelöscht oder delegiert werden.

3. Organisieren
Erstelle Kategorien und liste alle Aktionspunkte unter einer Kategorie auf.

4. Reflektieren
Gehe alle Listenelemente mindestens einmal wöchentlich durch und lege die nächsten Schritte fest. Aktualisiere die Liste, wo nötig.

5. Agieren
Jetzt, wo du organisiert bist, werden Entscheidungen schneller und weniger stressig. Balance und Klarheit steigern deine Produktivität.

Gut geeignet für:
Diejenigen, die ein flexibles und anpassbares System benötigen, um Ihr Leben und die Arbeit zu organisieren. Kreative Typen, die gerne an ihrem eigenen Zeitplan und ihren eigenen Prioritäten arbeiten.

7) IVY LEE-METHODE

Charles M. Schwab engagierte Ivy Lee, einen prominenten Produktivitätsexperten des frühen 20. Jahrhunderts, um die Effizienz seines Teams zu erhöhen. Lee setzte sich mit den Führungskräften zusammen und ließ sie  wichtigen Aufgaben aufschreiben. Dann ließ er sie priorisieren und durcharbeiten. Als der Tag zu Ende war, brachten die Führungskräfte unvollendete Gegenstände in die Liste des nächsten Tages. Es ist ein sehr einfaches Zeitmanagement-Tool, aber es funktioniert. 

Der Prozess:

Wenn Dein Tag vorbei ist, notiere die sechs wichtigsten To-Do-Elemente für den nächsten Tag. Priorisiere diese Punkte in Bezug auf ihre Wichtigkeit. Am darauffolgenden Tag beginne mit dem ersten Punkt auf der Liste und arbeite sie der Reihe nach ab. Wenn es unerledigte Aufgaben gibt, verschiebe diese auf die Liste von morgen und stelle erneut sicher, dass es insgesamt sechs Punkte sind. Wiederhole diesen Vorgang an jedem Tag der Woche. 

Gut geeignet für: 

Alle, die ein System suchen, das hilft, Prioritäten zu setzen.

8) KANBAN

Dieses japanische System ermöglicht es, den Arbeitsaufwand und die Art und Weise der Ausführung zu visualisieren. Es bietet ein nützliches Muster für die Konzentration auf die wichtigsten Aufgaben, anstatt zu versuchen, unzählige andere Dinge gleichzeitig zu erledigen. 

Der Prozess: 

Lege eine Kanban-Tafel an. Bilde drei vertikale Spalten:  Aufgabe, Bearbeitung und Erledigt. Schreibe Aufgaben auf kleine Zettel (Post-it, Karten) und pinne sie an das Board. Habe aber nie mehr als drei Karten auf einmal in der Spalte Bearbeitung.

Schaue die Aufgabenliste an und finde heraus, woran Du zuerst arbeiten musst, was für später gespeichert und wie lange jede Aufgabe dauern wird.

Gut geeignet für: 

Alle, die gerne auf ein einfaches, visuelles System für ihr Zeitmanagement zurückgreifen möchten. Leute, die zu Multitasking neigen, werden die Grenze von drei Dingen in der Spalte Bearbeitung zu schätzen wissen. 

9 ) POMODORO-TECHNIK

Unterbrechungen und Überlastung sind zwei häufige und große Zeitverschwender. Die Pomodoro-Technik eliminiert beides durch Timing der Aufgaben und Pausen und es ist eines der einfachsten Zeitmanagement-Tools überhaupt. Indem du dich auf Aufgaben konzentrierst, die deine sofortige Aufmerksamkeit für eine kurze Zeitspanne benötigen, lernst Du, Unterbrechungen zu ignorieren und Zeitverpflichtungen genauer abzuschätzen. Mit der Pomodoro-Technik kannst du deinen Arbeitsprozess entsprechend anpassen und vermeidest Momente der Überlastung. Du lernst, Pausen einzulegen und wirst eine bessere Work-Life-Balance erreichen. 

Der Prozess: 

1. Wähle eine Aufgabe, die sofort erledigt werden muss.

2. Verbringe 25 ununterbrochene Minuten mit dieser Aufgabe (stelle Dir einen Timer) 

3. Wenn es zu Unterbrechungen kommt, notiere diese und fahre danach fort.  

4. Wenn der Timer losgeht, mache eine fünfminütige Pause. Jede vierte Pause ist eine längere. 15, 20 oder sogar 30 Minuten solltest Du Dir Zeit nehmen, um deinen Körper & Geist zu erfrischen. 

Gut geeignet für: 

Für alle, die Probleme mit Konzentration,  Überarbeitung und Überlastung haben und kein Ende finden. 

MIT DIESEN TOOLS KANNST DU DEINE PRODUKTIVITÄT AUF EIN NEUES LEVEL HEBEN UND IN KÜRZERER ZEIT MEHR WICHTIGE DINGE ERLEDIGEN. WIE ARBEITEST DU? WELCHE ZEITMANAGEMENT-TOOLS ODER PRODUKTIVITÄT-TIPPS HAST DU AM START? VERRATE ES UNS GERNE IN DEN KOMMENTAREN.